Dalam konteks ilmu dasar-dasar organisasi informasi, pengertian informasi ialah pengetahuan yang menjadi milik bersama karena dikomunikasikan dalam bentuk rekod (rekaman). Yang dimaksud rekod di sini ialah segala sesuatu yang bersifat rekaman/pengabadian/pendokumentasian sebagai contoh ketika formulir diisi, struk pembayaran dicetak, pengelenggaraan penelitian dituangkan dalam bentuk laporan maka disitulah rekod telah tercipta. Mengacu pada hal ini informasi bisa didapat dari materi koleksi arsip dan materi koleksi perpustakaan.
Informasi yang didapat dari materi koleksi arsip ialah pengetahuan yang bersifat sumber primer. koleksi museum juga termasuk sumber primer namun bedanya materi berupa tiga dimensi seperti prasasti, artefak dan lainnya yang menginformasikan tentang gambaran keadaan suatu fenomena. Disebut sumber primer karena rekaman pengetahuan tersebut tercipta dari imbas suatu kegiatan/aktifitas. Dengan kata lain informasi tersebut tercipta sebagai hasil samping (by product) dari suatu kegiatan/aktifitas. Informasi yang didapat dari sumber primer ini dipahami sebagai suatu data. Hal ini terjelaskan dengan kasus kumpulan biodata siswa disebutnya data siswa. Biodata-biodata murid ialah isian formulir yang melaporkan identitas setiap siswa. Kumpulan isian formulir yang melaporkan identitas siswa ini menjadi pengetahuan yang mewakili data siswa. Hal ini turut menjadi penjelasan kenapa unit arsip fisip ui diberi nama Data Center. Dimana ketika staf fisip ui meminta suatu data pada unit arsip fisip yang disajikan oleh staf arsip fisip ui ialah sebuah rekod atau kumpulan rekod yang mewakili data itu.
Berikutnya informasi yang didapat dari materi perpustakaan ialah pengetahuan yang bersifat sumber sekunder. Informasi ini sengaja diadakan atau dibuat untuk menyampaikan suatu pengetahuan terlebih informasi ini diangkat dan dikembangkan dari adanya sumber primer dalam hal ini bisa berupa hasil penelitian, hasil pengamatan, hasil wawancara, adanya bukti suatu aktifitas/kegiatan dan lainnya. Sumber sekunder inilah yang biasa menjadi sumber belajar dan sumber pemahaman karena informasi yang sebelumnya merupakan informasi yang bersifat sumber primer sudah dikemas sedemikian rupa sehingga pengetahuanya siap dicerna bagi yang berminat membacanya.
Yang menarik bahwa materi arsip bisa menjadi koleksi perpustakaan tapi tidak sebaliknya. Dalam hal ini salah satu nilai guna arsip ialah nilai guna keilmuan atau nilai guna ilmu pengetahuan sebagai contoh ialah laporan penelitian termasuk skripsi, tesis dan disertasi. Hal berikutnya yang menjadi perhatian ialah ketika arsip aktif dan arsip inaktif menjadi arsip statis maka informasi didalamnya mutlak menjadi domain public. Atas hal ini perpustakaan yang mengumpulkan dan mempublikasikan informasi yang bersifat domain public siap dengan serta merta menampung materi arsip jika dikehendaki. Materi lainnya yang mengandung informasi yang bersifat domain public seperti naskah pidato presiden, naskah pidato rektor, karya gambar arsitektur, karya gambar busana dan lainnya.
Dengan berlandaskan uraian di atas, perpustakaan dan unit arsip merupakan sumber informasi karena di dalamnya terhimpun kumpulan sumber informasi baik berupa pengetahuan maupun data yang dapat dimanfaatkan bagi pihak yang membutuhkannya. Lalu tugas perpustakaan dan unit arsip itu sendiri ialah mengelola baik koleksinya agar materinya terpelihara dan dapat di-recall atau ditemukembali (retrieve) maupun adminstratif unit kerjanya agar pelaksanaan unit kerja berjalan lancar. Pada akhirnya pihak yang membutuhkan informasi dalam hal ini pengetahuan maupun data bisa memanfaatkan perpustakaan dan unit arsip sebagai usaha pemenuhan kebutuhan informasinya.
