Dalam pengelolaan unit arsip dibutuhkan pemahaman tentang istilah-istilah kearsip yang sesuai baik dengan tinjauan litaratur maupun ketentuan di lingkungannya. Dalam Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan terdapat beberapa definisi istilah kearsipan yang bisa dijadikan pedoman. Berikut ini beberapa istilah yang dijabarkan UU tersebut :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Penjabaran definisi istilah di atas bisa dijadikan pertimbangan baik dalam merencanakan maupaun dalam mengeevaluasi sistem kearsipan pada suatu unit arsip
Sumber : http://anomsatrio.blogspot.com/2012/02/wawasan-tentang-definisi-istilah_14.html