Salah satu bagian penting dalam pengelolaan dokumen rekod perkantoran ialah pengerjaan penataan fisik rekod itu sendiri. Pengerjaan penataan fisik rekod dapat dilaksanakan dengan berpedoman pada JRA sebagai pedomannya telah tersedia. Keberadaan JRA (jadwal Retensi arsip) dan pemahamannya diperlukan sekali dalam pengerjaan penataan fisik rekod.
Pengerjaan penataan fisik rekod dapat terlaksana dengan berpedoman pada JRA karena pada JRA telah tercantum seri rekod yang siap disesuaikan dengan berbagai berkas yang akan ditata. Seri rekod ini merupakan jenis rekod yang mewakili fungsi dari sebuah unit kerja yang awalannya tertera nomor kode sebagai perwakilan ketika ditata. Berkas-berkas yang istilah ilmiahnya merupakan file dan item selanjutnya diselaraskan penempatannya sesuai ketentuan seri rekod yang tertera pada JRA
JRA memberi pedoman bagi file yang belum tertata apakah masih harus disimpan atau tidak. Pada JRA terdapat masa penyimpanan suatu file dari seri rekod baik yang dalam lingkup aktif maupun lingkup inaktif dan terdapat pula keterangan tingkat urgensial file seri rekod bersankutan. Pada saat pengerjaan penataan fisik rekod dengan mengamati tanggal penciptaan rekod dan menyesesuaikan dengan ketentuan pada JRA maka dapat diketahui apakah rekod tersebut masih aktif atau inaktif bahkan jika sudah harus didesposisi. Dalam hal ini petugas pelaksana pengerjaan penataan fisik rekod dituntut trampil memahami deskripsi rekod dengan JRA yang bersangkutan sehingga segalanya berjalan efektif.